Quản lý công văn – số hóa tài liệu

Công ty chuyên cung cấp phần mềm quản lý công văn hiện đại, số hóa tài liệu lưu trữ chuyên nghiệp, trên nhiều lĩnh vực, nhiều ngành nghề lớn, nhỏ:

I. Phần mềm quản lý công văn.

1) Chức năng của phần mềm quản lý công văn

Có đầy đủ chức năng nghiệp vụ: Công văn đi – đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, báo cáo tình hình xử lý công văn, theo dõi thời hạn xử lý công văn. Ngoài  ra, khả năng truy cập, điều hành từ xa thông qua ứng dụng cài đặt trên thiết bị di động thông minh, smartphone đảm bảo an toàn bảo mật của phần đã đáp ứng tốt yêu cầu làm việc từ xa của các lãnh đạo cơ quan, thủ trưởng  đơn vị hiện nay.

Với những tính năng ưu việt, nổi bật, phần mềm quản lý công văn, tài liệu công nghệ mới đã được rất nhiều tổ chức cơ quan đơn vị doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau lựa chọn triển khai, đã mang lại hiệu quả rõ rệt trong công tác quản lý như: Cơ quan Thuế, Hải quan, Ủy ban nhân dân, trường học, học viện, sở ban ngành, các đơn vị doanh nghiệp, tập đoàn, tổng công ty, công ty …

2) Lợi ích của phần mềm quản lý công văn

– Việc lưu trữ công văn và tìm kiếm nhanh chóng và thuận tiện .

– Đảm bảo công văn được xử lý chính xác, đúng thời hạn, an toàn và hiệu quả. –

– Nâng cao hiệu quả xử lý công văn và lập hồ sơ công việc.

– Thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.

– Tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí khi quản lý, lưu trữ và tìm kiếm công văn.

– Trao đổi thông tin, tiếp nhận ý kiến chỉ đạo từ cấp trên một cách kịp thời để

– Áp dụng phần mềm quản lý công văn  sẽ mạng lại những thay đổi tích cực trong công tác quản lý, phù hợp với xu thế. Giúp đơn vị cơ quan thay đổi phương pháp làm việc truyền thống vốn tồn tại nhiều hạn chế,  đổi mới phong cách làm việc, giúp quá trình xử lý công văn được nhanh chóng đúng hạn, dễ dàng tiếp nhận ý kiến chỉ thị phê duyệt, chỉ đạo công việc của lãnh đạo, tiết kiệm chi phí văn phòng, giấy tờ in ấn.

II. Số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu là hình thức đang phổ biến khắp thế giới, là xu thế toàn cầu, từ tài liệu trên giấy tờ giờ được chuyển sang dạng file để lưu trữ trên máy tính, hay còn gọi là số hóa tài liệu lưu trữ.

Thông thường chúng ta có những văn bản tài liệu viết bằng tay, những hợp đồng được in trên giấy, hay những bức ảnh kỷ niệm ..vv chúng ta có thể cất giữ cẩn thận để tránh hỏng, mất, và lưu lại làm kỷ niệm hay sử dụng sau này. Nhưng vấn đề đó chỉ giải quyết khi tài liệu của chúng ta ít, và có không gian để bảo quản, giả sử chúng ta muốn lưu trữ kho kiến thức của nhân loại, hay đơn giản một công ty muốn lưu giữ tất cả hợp đồng tài liệu cho các phòng ban của công ty bao gồm kế toán, HCNS,kinh doanh … mỗi phòng sẽ phải cử một người lập và có nhiệm vụ lưu trữ dữ liệu nhưng với một công ty lớn có rất nhiều phòng ban khác nhau các hợp đồng có thể phải sử dụng chung tình trạng thất thoát, mất có thể tránh khỏi.

      Số hóa dữ liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu,với số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu  giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.

Mô hình chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản giấy tờ sang dạng số :

số hóa dữ liệu lưu trữ là giải pháp tốt nhất cho một văn phòng điện tử :

– Giảm không gian lưu

– Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ

– Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn

– Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu

– Chia sẻ thông tin nhanh chóng

– Tăng cường khả năng bảo mật thông tin

– Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.

– Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.

Đã đến lúc doanh nghiệp bạn chuyển đổi cách lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản. Hiện nay thị trường số hóa dữ liệu lưu trữ  vẫn là mới đối với các doanh nghiệp Việt Nam vì vậy các doanh nghiệp cần đánh giá, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, có khả năng cung cấp giải pháp số hóa một cách tổng thể  chứ không đơn thuần dừng lại ở việc cung cấp các  máy scan tài liệu đồng thời  khách hàng cũng cần hiểu rõ nhu cầu để có sự lựa chọn phù hợp:

– Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì?

– Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng thời gian bao lâu.

– Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)

– Kích thước tài liệu bạn muốn scan?
– Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…)
– Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?)
– Ngân sách để tiến hành số hóa dữ liệu?

Hãy tận dụng lợi thế của công nghệ là một bước quan trọng để năng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho công ty bạn. Như vậy, trong khi văn phòng không giấy đang là niềm mơ ước thì việc từng bước lọai bỏ phiền toái của giấy tờ ra các quy trình hoạt động để tạo ra một môi trường kinh doanh năng động là một công việc xác thực và cần thiết nhất.

Nếu bạn cần tư vấn, hãy liên hệ ngay với chúng tôi.