ERP ban đầu là hệ thống quản lý tổng thể của doanh nghiệp, nhưng ERP hoàn toàn có thể ứng dụng trong các trường đại học vì trường đại học cũng có những “bài toán” cần giải quyết như các doanh nghiệp, dưới đây là 5 lợi ích khi ứng dụng ERP vào quản lý giáo dục.
Khái niệm ERP:
ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giúp các doanh nghiệp quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
Bản chất ERP là một hệ thống quản trị tích hợp những chức năng khác nhau như chức năng quản lý bán hàng và quản lý khách hàng, mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng, chức năng tài chính kế toán, quản lý nhân sự tiền lương, kho, lập kế hoạch sản xuất…trên một nền tảng duy nhất.
Việc áp dụng ERP sẽ giúp doanh nghiệp có khả năng kiểm soát một cách toàn diện và chặt chẽ theo thời gian thực toàn bộ hệ thống thông tin nội bộ của mình, giúp nâng cao tốc độ, chất lượng truyền đạt thông tin giữa các bộ phận, tạo mối quan hệ liên kết gắn bó giữa các hoạt động trong tổ chức, từ đó giúp các quyết định và chiến lược đưa ra tối ưu và đạt hiệu quả cao.
ERP ban đầu là hệ thống quản lý tổng thể của doanh nghiệp, nhưng ERP hoàn toàn có thể ứng dụng trong các trường đại học vì trường đại học cũng có những “bài toán” cần giải quyết như các doanh nghiệp, ví dụ lập kế hoạch đào tạo, điều phối phòng học, phân công giảng viên, kiểm soát quá trình đào tạo…Trên thế giới hiện nay, xu thế ứng dụng ERP trong giáo dục đào tạo đang phát triển rất mạnh mẽ tại các trường đại học lớn như ở Mỹ, Úc, Anh, Đức….
5 lợi ích khi ứng dụng ERP vào quản lý giáo dục:
Tự động hóa quy trình làm việc
ERP với công nghệ hiện đại giúp xử lý phần lớn lượng thông tin dư thừa và tích hợp tự động nhiều quy trình làm việc của các tổ chức giáo dục, đảm bảo đồng bộ hóa liền mạch, hiệu quả và minh bạch giữa các phòng ban.
Phần mềm có thể tiếp cận toàn diện nhằm quản lý quá trình nhập học, ghi danh học sinh, tạo ngân hàng câu hỏi, thực hiện kiểm tra đánh giá, học bạ, thu lệ phí, kiểm tra và xử lý các hoạt động quản lý khác liên quan.
Không chỉ xử lý các hoạt động đa dạng cho học sinh, giáo viên, quản trị viên và phụ huynh, nó còn giúp truy cập, phân tích dữ liệu để đưa ra các báo cáo thông minh, hỗ trợ quá trình ra quyết định một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tiết kiệm giấy và giảm khối lượng công việc hành chính
Thông qua các module như Quản lý văn thư lưu trữ, Thư viện điện tử, Kho học liệu số,…các thông tin và dữ liệu được số hóa và quản lý khoa học, có thể truy xuất nhanh chóng và lưu vết trên hệ thống.
Các thông tin và dữ liệu đã được nhập liệu một lần sẽ được xử lý và liên kết với tất cả các nghiệp vụ liên quan một cách thông minh, giúp gián tiếp giảm thiểu khối lượng công việc hành chính, khối lượng giấy tờ hồ sơ phải lưu trữ cũng như giúp tăng năng suất của nhân viên.
Tăng cường giao tiếp hiệu quả
Truyền thông và giao tiếp là chức năng vô cùng quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào – dù là tổ chức giáo dục, trường học, trường đại học hay cao đẳng, đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh dẫn tới việc giữ khoảng cách cũng như giao tiếp trực tiếp.
ERP có thể tùy chỉnh và tích hợp với các ứng dụng di động khác nhau để có trải nghiệm các nhân hóa, tạo ra kênh thông tin giao tiếp hiệu quả giữa giáo viên, học sinh sinh viên và phụ huynh.
Ứng dụng cho sinh viên có thể cung cấp cập nhật và thông báo về thời khóa biểu, lịch thi, bài tập, nộp bài, các sự kiện…
Ứng dụng cho giáo viên có thể cung cấp phiếu bài tập, chi tiết liên quan giáo trình, thời khóa biểu…
Hệ thống nhắn tin tích hợp cho phép giáo viên, sinh viên và nhân viên không giảng dạy chia sẻ thông tin bí mật một cách riêng tư và tức thì với nhau.
Duy trì kết nối mọi lúc mọi nơi
Ngoài kênh giao tiếp linh hoạt nội bộ trên hệ thống ERP, hệ thống hoàn toàn có thể tích hợp SMS gửi thông tin cập nhật cho các bên liên quan trên thiết bị di động cá nhân, một kênh khác đó là tích hợp email cập nhật chia sẻ các thông tin quan trọng một cách chuyên nghiệp.
Việc cập nhật qua tất cả các kênh nội bộ, SMS và email giúp người dùng liên tục được tiếp cận và không thể bỏ lỡ các thông tin và thông báo quan trọng 24/7, mọi lúc mọi nơi.
Thúc đẩy bảo mật dữ liệu
Dữ liệu là tài sản quý giá nhất đối với bất kỳ tổ chức nào, bất kỳ tổn hại nào đối với dữ liệu có thể gây ra lo ngại về quyền riêng tư và ảnh hưởng đến danh tiếng của tổ chức.
Vi phạm và đánh cắp dữ liệu là một trong những cuộc tấn công độc hại lớn nhất có tác động tiêu cực đến hoạt động của tổ chức.
Đặc biệt, khi nói đến các hoạt động học tập – dữ liệu học sinh như điểm kiểm tra, phiếu trả lời và học bạ dễ bị thao túng hơn. Thứ hai, thông tin liên quan đến phí và lệ phí có thể bị đánh cắp hoặc bị xóa, ảnh hưởng đến tài chính của tổ chức.
Hơn nữa, những kẻ gửi thư rác có thể làm gián đoạn email và hệ thống nhắn tin vì lợi ích của chúng.
Do đó, dữ liệu, bảo mật và sao lưu của nó là chìa khóa để xác định một giải pháp ERP mạnh mẽ cho một tổ chức. Hệ thống ERP cần được tích hợp với các tính năng bảo mật và có khả năng bảo vệ các hoạt động của tổ chức có thể thúc đẩy năng suất và hiệu quả của nhân viên.
Với kinh nghiệm gần 10 năm nghiên cứu và triển khai ERP trong nhiều lĩnh vực như Y dược, Logistic, Giáo dục,…EPR Software tự hào giới thiệu Hệ thống phần mềm quản lý Học tập số và Hệ thống phần mềm quản trị tài nguyên Nhà trường thuộc Gói giải pháp Hệ sinh thái Phần mềm Đào tạo và Quản lý giáo dục EPR Edu giúp các tổ chức giáo dục, trường đại học và cao đẳng tối ưu nguồn lực và hoạt động hiệu quả hơn.
Chi tiết về Gói giải pháp vui lòng xem tại link: https://youtu.be/1II40ERL9-U
EPR Software
Hotlines: 0906 53 86 99
Website: http://eprtech.com/
