Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin, việc theo dõi lượng thông tin khổng lồ, giải đáp hàng ngàn câu hỏi mỗi tháng liên quan đến các sinh viên hiện tại, các phụ huynh, các tổ chức công ty bên ngoài,…thực sự gây quá tải cho hệ thống nhân sự của các trường, đặc biệt trong mùa thi cử, tuyển sinh. CRM đang ngày càng trở thành công cụ hiệu quả giúp tăng hiệu suất và cải thiện phương thức giao tiếp giữa các trường với không chỉ sinh viên hiện tại mà còn với sinh viên tương lai cũng như các nhóm đối tượng liên quan khác. Việc lựa chọn và triển khai hệ thống CRM là một ý tưởng tuyệt vời, nhưng làm thể nào để chọn được hệ thống phù hợp nhất chắc chắn sẽ là ưu tiên hàng đầu của các trường.
Dưới đây là 6 câu hỏi giúp Quý trường lựa chọn hệ thống CRM phù hợp một cách hiệu quả:
℘Câu hỏi thứ 1: Mục tiêu của Quý trường là gì và hệ thống CRM sẽ giúp gì?
Việc đưa ra mục tiêu rõ ràng sẽ giúp Quý trường không bị sa đà vào vô số các quảng cáo về các hệ thống CRM tràn lan trên Internet, Ban lãnh đạo cùng các bộ phận chuyên trách cần ngồi lại, cùng trao đổi và đào sâu để có những ý tưởng rõ nét về việc tối ưu hệ thống CRM thế nào khi tiếp thị và truyền thông. Khi mục tiêu được làm rõ, Quý trường sẽ dễ dàng hiểu các chức năng chính cần trang bị.
- Ai hoặc khoa nào sẽ sử dụng hệ thống CRM? Hệ thống CRM chỉ được sử dụng cho tiếp thị và tuyển dụng sinh viên hay sẽ là một nền tảng chung cho tất cả mọi người? Càng nhiều phòng ban sẽ cần quyền truy cập thì hệ thống CRM càng phức tạp hơn để có thể quản lý nhu cầu của tất cả các bên liên quan.
- Ngay cả trong cùng một chức năng (ví dụ: tuyển sinh), có bao nhiêu khoa hoặc trường sẽ sử dụng cùng một hệ thống CRM?
- Quý trường muốn cải thiện số lượng hay chất lượng các liên hệ với sinh viên tương lai? Mục tiêu có phải chỉ đơn giản là tự động hóa một phần giao tiếp để giảm bớt khối lượng công việc cho bộ phận tuyển sinh không?
Câu trả lời cho những câu hỏi này có ý nghĩa trực tiếp đến việc lựa chọn một giải pháp đáp ứng các mục tiêu đã đề ra. Cụ thể, nên tự hỏi:
- Quý trường có kế hoạch giao tiếp với các sinh viên tương lai của mình bao lâu một lần (một lần, hàng tháng, hàng tuần)?
- Kênh giao tiếp ban đầu được sử dụng nhiều nhất? Lộ trình cụ thể xây dựng các kênh giao tiếp trong tương lai (trang web, email, blog, các kênh xã hội, thiết bị di động, tất cả những kênh trên)?
- Cách phân khúc phương thức giao tiếp theo đối tượng thế nào? Các nội dung giao tiếp được nhắm theo địa lý hoặc theo ngành cụ thể?
- Phần mềm được chọn cần đáp ứng tất cả các yêu cầu chi tiết hay chỉ cần là giải pháp đơn giản, nhanh chóng và dễ dàng mà không cần cam kết, nhưng chức năng có thể hạn chế hơn?
℘Câu hỏi thứ 2: Quý trường muốn một hệ thống sẵn có hay cần một giải pháp tùy biến?
Hiện nay trên thị trường có vô số nền tảng CRM cho doanh nghiệp có sẵn, tuy nhiên, để tùy chỉnh theo nhu cầu của tổ chức có thể sẽ phải cần đến một nguồn lực cũng như ngân sách lớn để đáp ứng đúng yêu cầu và mục tiêu được đưa ra, bao gồm thêm các chức năng tuyển dụng, ghi danh…Các biểu mẫu thu thập dữ liệu từ các trang đích khác nhau trên web hoặc fanpage của nhà trường cũng cần được chuẩn hóa để có thể tích hợp được.
Một giải pháp khác là lựa chọn hệ thống CRM chuyên dùng cho giáo dục, các hệ thống này đã được tùy biến sẵn theo nghiệp vụ của nhà trường, việc bổ sung tùy chỉnh cũng sẽ tiết kiệm nhiều thời gian và công sức hơn, tuy nhiên ngân sách ban đầu có thể cao hơn phương án 1.
Tóm lại, không có giải pháp hoàn hảo đáp ứng được tất cả các tiêu chí, chỉ có thể lựa chọn phương án tốt nhất đáp ứng ngân sách và các các mục tiêu ưu tiên.
℘Câu hỏi thứ 3: Giải pháp sử dụng dễ dàng như thế nào?
Luôn cần có thời gian để làm quen với một hệ thống mới, theo lẽ tự nhiên, một hệ thống càng nhiều chức năng thì càng phức tạp . Các câu hỏi nhỏ cần được đặt ra là:
- Cần trang bị kỹ năng kỹ thuật nào để có thể sử dụng hệ thống CRM? Có cần một nhân viên kỹ thuật chuyên trách trong nhóm để quản lý hệ thống CRM?
- Có chức năng kéo và thả cho hệ thống CRM của bạn không?
- Nền tảng có thiết kế thân thiện với người dùng tổng thể không?
- Các content truyền thông có thể được tạo nhanh chóng để phục vụ các chiến dịch ngắn hạn không?
- Có hướng dẫn để tham khảo và khắc phục sự cố nhanh chóng không?
℘Câu hỏi thứ 4. Kế hoạch Đào tạo và hỗ trợ cụ thể thế nào?
Chi phí đào tạo đã bao gồm trong gói chưa?
Diễn ra trong thời gian bao lâu?
Các dịch vụ hỗ trợ nhanh hay chậm, bằng định dạng email hay điện thoại?
Thời gian liên lạc và xử lý vấn đề là bao lâu?
Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của giải pháp, việc thiết lập một hệ thống mới có thể mất từ 1 tuần đến 1 năm.
℘Câu hỏi thứ 5: Những ứng dụng và tài nguyên cần được liên kết với hệ thống CRM?
Quý trường có thể thu hút các ứng viên tiềm năng trên trang web trường vào hệ thống CRM, kết nối ứng dụng email, hệ thống theo dõi phản hồi các bài viết, kiểm tra sinh viên, theo dõi việc triển khai chiến dịch trên các kênh truyền thông…
Một số tài nguyên có thể liên kết với tài khoản CRM:
- Trang web để nhập các câu hỏi và khách hàng tiềm năng mới
- Phần mềm kế toán để tự động thanh toán học phí hoặc thanh toán ứng dụng đặc biệt
- Một cổng thông tin điện tử trực tuyến để sinh viên tương lai có thể nhận được thông tin cập nhật về tình trạng đơn đăng ký của họ
- Một hệ thống điện thoại để quay số tự động và nhận dạng cuộc gọi
- Hệ thống lưu trữ và lập chỉ mục tệp để theo dõi các tài liệu liên quan.
℘Câu hỏi thứ 6: Ai sẽ chịu trách nhiệm triển khai hệ thống CRM?
Dù chọn phương án nào, hay quyết định đầu tư vào hệ thống nào, thì chìa khóa thành công là sự kiên trì theo sát kế hoạch và mục tiêu đã đề ra.
Một hệ thống dù có tối ưu đến đâu mà không được theo dõi và sử dụng thường xuyên thì cũng không thể phát huy tác dụng, Quý trường cần có nhân sự chịu trách nhiệm liên quan đến việc triển khai, giám sát, cập nhật đào tạo và chia sẻ kiến thức thường xuyên giữa các bên liên quan.
6 câu hỏi, tuy ít nhưng không phải lúc nào cũng dễ dàng tìm được câu trả lời thỏa đáng, nhất là đối với các trường chưa có nhiều kinh nghiệm xây dựng và vận hành hệ thống CRM, với kinh nghiệm nhiều năm set up và triển khai hệ thống CRM chuyên biệt cho lĩnh vực Giáo dục, EPR Software luôn sẵn lòng hỗ trợ Quý Trường lựa chọn giải pháp tối ưu nhất.
Liên hệ ngay để được tư vấn:
EPR Software
Tầng 22 – Tòa nhà VP Bank – 89 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
ĐT: (84.024) 6327.3888 – 6296.6662
Hotlines: 0906 53 86 99
Website: http://eprtech.com/
