Số hóa dữ liệu là điều kiện tiên quyết để tiến hành chuyển đổi số, đây cũng là yếu tố vô cùng quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý, điều hành trong các tổ chức, bộ ban ngành. Hãy cùng EPR tìm hiểu rõ hơn khái niệm số hóa dữ liệu cũng như những lợi ích và hạn chế cần lưu ý cụ thể mà nó mang lại qua bài viết dưới đây.
- Khái niệm về số hóa dữ liệu
Là quá trình chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống: chữ viết tay, bản in, hình ảnh,… sang chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận biết được.
Các tài liệu đã được số hóa sẽ được lưu trữ trên máy chủ riêng hoặc trên nền tảng đám mây. Sau khi được số hóa, tài liệu sẽ dễ dàng quản lý hơn với một lượng không gian nhất định.
Bạn không còn phải lo lắng việc bảo quản hay làm mất các tài liệu quan trọng.
- Tại sao các tổ chức, sở ban ngành cần số hóa dữ liệu
- Việc lưu trữ tài liệu dạng bản cứng sẽ gặp phải một số những rủi ro như bị thất lạc tài liệu;
- Tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm nếu như chúng không được lưu trữ đúng chỗ và khoa học;
- Không gian để kê những chiếc tủ lưu trữ các hồ sơ giấy tờ làm cho văn phòng thêm chật chội.
- Lợi ích số hóa dữ liệu trong các tổ chức, sở ban ngành
- Nâng cao năng suất làm việc:
- Một nghiên cứu chỉ ra rằng mỗi nhân viên cần phải tốn ít nhất 12 phút để tìm kiếm các tài liệu giấy. Với số hóa, chỉ với một vài thao tác đã có thể giúp cơ quan tiết kiệm thời gian. Nhân viên của công ty có thể sử dụng quỹ thời gian tiết kiệm được đó để học hỏi thêm nhiều kỹ năng, xử lý những công việc khác quan trọng hơn.
- Tiết kiệm chi phí
- Chi phí dùng để in ấn giấy tờ của 1 cơ quan là một con số khổng lồ. Và chi phí này cũng đã bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau như chi phí khấu hao trang thiết bị, tiền điện, tiền giấy mực…
- Số hóa dữ liệu ngoài việc giúp tối thiểu hóa những loại chi phí này đến mức thấp nhất còn giúp bạn tập trung các nguồn lực tài chính vào những mảng kinh doanh chủ yếu, tăng cường đầu tư để mang lại lợi nhuận.
- Thông tin dữ liệu dễ dàng tiếp cận và không bị giới hạn
-
- Tất cả những dữ liệu đã được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số đều có thể dễ dàng và nhanh chóng truy cập thông qua hệ thống đám mây hoặc chỉ với các thiết bị kết nối mạng Internet có thể dễ dàng truy cập dữ liệu ở bất cứ đâu vào bất kỳ lúc nào;
- Giúp cơ quan dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm mọi thông tin, dữ liệu., việc tìm kiếm với những văn bản, giấy tờ dài hàng trăm trang giấy trở nên rất dễ dàng, nhanh chóng (mà đối với hồ sơ giấy tốn rất nhiều thời gian, khó tìm kiếm);
- Thuận tiện cho việc lập báo cáo, mà không phải mang hồ sơ chuyển giao qua lại dễ gây thất thoát tài liệu;
- Thuận tiện cho việc chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan phòng ban, giữa cấp dưới và cấp trên; linh hoạt trong việc chuyển đổi qua lại giữa các dạng tài liệu số khác.
- Tăng cường mức độ bảo mật
- Trong trường hợp cần thiết, ta có thể giới hạn quyền truy cập xem văn bản các văn bản quan trọng và cài đặt các luồng công việc liên quan, cùng với các nhóm quyền hạn (quyền truy cập, quyền bình luận, quyền chỉnh sửa) cho từng cá nhân hoặc từng phòng ban.
- Nâng cao khả năng lưu trữ thông tin
- Tiết kiệm diện tích và chi phí lưu trữ, không lo các yếu tố môi trường và con người tác động đến tài liệu (để nhiều năm không lo mối mọt, mục nát, biến đổi, hỏng tài liệu, cháy nổ, hoả hoạn…);
- Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn.
- Phục hồi dữ liệu sau thảm họa
- Bất kỳ loại cất giữ dữ liệu nào cũng sẽ luôn luôn tồn tại rủi ro về thảm họa. Dù là thảm hoạ do thiên nhiên hay con người tạo ra, thì cũng đều có khả năng phá hủy hoại giấy tờ, tài liệu quan trọng. Và hiển nhiên điều này cũng sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến sự phát triển của cơ quan.
- Thân thiện với môi trường
- Lưu trữ dưới định dạng kỹ thuật số được nhận định là thân thiện môi trường. Bởi vì cách lưu trữ này sẽ cho phép giảm tải việc in ấn, sử dụng giấy một cách thừa thãi không cần thiết, nâng cao ý thức bảo vệ môi trường cho cơ quan.
- Bước đệm hoàn hảo cho công cuộc chuyển đổi số toàn diện
- Lưu trữ các dữ liệu ảo hay quét hình ảnh đều là những bước đầu tiên trong quá trình xây dựng kế hoạch chuyển đổi số của cơ quan;
- Lưu trữ các dữ liệu ảo hay quét hình ảnh đều là những bước đầu tiên trong quá trình xây dựng kế hoạch chuyển đổi số của cơ quan.
- Những hạn chế cần lưu ý khắc phục khi số hóa dữ liệu
- Ngân sách: Cần xác định ngân sách có thể đầu tư ban đầu về công nghệ, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và các thiết bị khác;
- Kỹ năng: việc triển khai sử dụng cơ sở dữ liệu số hóa phải đào tạo đồng bộ và có hệ thống để tất cả cán bộ công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức đều có thể sử dụng được tài liệu số đúng phương pháp và nguyên tắc.
- Bảo mật dữ liệu: dữ liệu số hóa dễ bị sao chép và sửa đổi trái phép nếu không có sự phân quyền rõ ràng ngay từ đầu. Nên có phương pháp bảo vệ dữ liệu ở ba cấp: cấp mạng, cấp cơ sở dữ liệu và cấp người sử dụng.
Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn cụ thể hơn về lộ trình thực hiện số hóa dữ liệu:
Công Ty CP Công Nghệ Và Dịch Vụ EPR
(EPR Software Jsc.)
VP tại Hà Nội: Tầng 22, Tòa nhà VPBank, 89 Láng Hạ, Đống Đa, HN
T16 TNR Tower 54A Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội
VP tại TPHCM: 268 Lý Thường Kiệt, Q10, TP HCM
Hotline: (+84) 024 6327.3888 | 024 6296.6662 | 0906. 538. 699 (Zalo)
Email: epr.contact@eprtech.com | epr.software.jsc@gmail.com
Website: https://www.eprtech.com
Fanpage: https://www.facebook.com/giacongphanmemhangdau/
