TỐI ƯU CRM CHO GIÁO DỤC – CÓ THỂ BẠN CHƯA BIẾT

CRM cho giáo dục là một giải pháp thu hút nhiều học viên tương lai hơn, đơn giản hóa quy trình tuyển sinh, tăng chuyển đổi và thúc đẩy việc kết nối với các cựu học viên cũng như các bên liên quan khác. Ngày càng có nhiều Cơ sở giáo dục đang áp dụng hệ thống CRM để gắn kết và giao tiếp tốt hơn với học viên không chỉ tại một thời điểm mà còn trong cả quá trình xuyên suốt vòng đời của sinh viên.

Một thực tế chỉ ra, việc lựa chọn trường này hay trường khác với chứng chỉ tương tự phụ thuộc rất nhiều vào phương thức giao tiếp giữa trường với các học viên tiềm năng, thể hiện ở những khía cạnh như đội ngũ tuyển sinh có hỗ trợ trong quá trình tìm hiểu thông tin và nộp hồ sơ không? Trường có cung cấp đủ các thông tin liên quan không? Khóa học có đáp ứng nguyện vọng nghề nghiệp không?

Ngày nay, hầu hết học viên muốn có những thông tin liên lạc thường xuyên, hữu ích và nhanh chóng, các cán bộ tuyển sinh cũng muốn có một phương thức hiệu quả để tiếp cận với học viên mà không phải gánh thêm các công việc giấy tờ. Để cạnh tranh trong thế giới kỹ thuật số, hệ thống CNTT của trường đại học phải luôn hoàn thiện và hiệu quả.

Triển khai một hệ thống CRM hiện đại cho giáo dục là phương án tối ưu đáp ứng tất cả các yêu cầu trên. CRM cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về học viên của trường, cho phép nuôi dưỡng các mối quan hệ cá nhân và bền chặt hơn với học viên hiện tại và tương lai cũng như với các cựu học viên. Ngoài ra, trong thời đại làm việc linh hoạt từ xa, môt số hệ thống CRM hiện đại còn có thể được truy cập trên điện thoại thông minh và máy tính bảng.

♦CRM dành cho giáo dục đại học là gì?

Theo cơ quan tư vấn và nghiên cứu CNTT Gartner, CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) không chỉ là công nghệ mà còn là “Một chiến lược kinh doanh có mục tiêu chính là tối ưu hóa lợi nhuận và doanh thu, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và thúc đẩy các quy trình lấy khách hàng làm trung tâm”.

Nói cách khác, CRM dành cho giáo dục đại học cho phép cập nhật thông tin của các bên liên quan bằng cách tạo điều kiện và theo dõi mọi tương tác trên các nền tảng khác nhau, bất kể ở đâu trên thế giới. CRM được thiết kế đơn giản hóa quy trình làm việc cũng như cải thiện hiệu quả hơn mối quan hệ giữa trường với học viên, từ đó giúp tăng tỷ lệ nhập học cũng như tỷ lệ hài lòng về giao tiếp

Một hệ thống CRM có giao diện thân thiện với người dùng, khi các quy trình được cải tiến, CRM cũng dễ dàng cập nhật, tạo thành một kho dữ liệu đầy đủ, hệ thống, giúp nhân viên mới cũng có thể khai thác và kế thừa tất mọi thông tin đã được ghi nhận.

♦Các lợi ích chính của CRM dành cho giáo dục đại học

  • Quản lý các yêu cầu
  • Truyền thông và quản lý các sự kiện
  • Duy trì và theo dõi các thông tin liên lạc
  • Không cần giấy tờ và hợp lý hóa với quy trình nhập học và đánh giá
  • Giám sát các khoản thanh toán phí
  • Báo cáo và phân tích
  • Tích hợp với các nền tảng chính khác như trang web của tổ chức, các kênh truyền thông xã hội, VLE / LMS hoặc thậm chí hệ thống kế toán và lập hóa đơn

♦Từ học viên tiềm năng đến cựu học viên: thống nhất thông tin liên lạc trong toàn bộ vòng đời học viên

Có rất nhiều hệ thống CRM hiện nay, tuy nhiên không phải tất cả đều có thể cung cấp chức năng theo dõi và phân tích thông tin trong toàn bộ hành trình của học viên, điều này đặc biệt quan trọng để cải thiện nỗ lực duy trì và gây quỹ của học viên sau khi ra trường. Gartner ủng hộ khái niệm rằng “Cá nhân hóa là chiến lược mới để tuyển dụng sinh viên”.

Đã qua rồi thời của những tờ rơi quảng cáo có chứa các nội dung lặp đi lặp lại và hội chợ tuyển dụng đại trà hàng năm dành cho tất cả mọi người. Xu hướng tuyển sinh hiện đại trên thế giới là cá nhân hóa thông tin liên lạc bằng cách phân đoạn dữ liệu, từ đó đưa ra các thông điệp mục tiêu nhắm vào các cá nhân, nhóm phù hợp nhất.

Các trường cũng đang sử dụng CRM để truyền thông tới toàn xã hội, thực hiện các nỗ lực tiếp thị đa kênh nhằm quảng cáo về các khóa học và nuôi dưỡng mối quan hệ với sinh viên tương lai, sinh viên hiện tại, cựu sinh viên.

Để thiết lập một nền tảng vững chắc, tất cả các khía cạnh triển khi triển khai CRM cần được xem xét kỹ càng để đạt được lợi ích tối ưu. Các khía cạnh đó được mô hình hóa thành 8 khối xây dựng CRM của Gartner* được ứng dụng trong Giáo dục như sau:

♦Tạo điều kiện cho học viên phát huy hết tiềm năng của mình

Nếu được sử dụng đúng cách, CRM có thể cải thiện toàn bộ hành trình của học viên bằng cách cung cấp cho họ thông tin về các khóa học phù hợp được cập nhật và cá nhân hóa. Theo thống kê, việc thường xuyên tổ chức các sự kiện nội bộ sẽ cải thiện đáng kể trải nghiệm của học viên cũng như gia tăng hiệu quả học tập của học viên.

Câu hỏi đặt ra là với nguồn nhân lực hạn chế của trường, làm thể nào để có thể quản trị việc tổ chức cùng lúc nhiều sự kiện, phối hợp tốt nhất hoạt động giữa các bộ phận mà vẫn đảm bảo các đối tượng mục tiêu được truyền thông chuẩn xác.

Một hệ thống CRM sẽ giải quyết được vấn đề đó. Từ việc theo dõi thành tích, chuyên cần của học viên đến việc gửi các tin nhắn tự động nhắc nhở các deadline, thời hạn nộp báo cáo, ngày giờ thi các môn, các sự kiện hội nghị hội thảo mà học viên quan tâm…chỉ với vài thao tác set up đơn giản đã có thể tự động thay thế được một số lượng lớn nhân lực quản trị tại trường.

Bên cạnh đó, CRM cũng rất hiệu quả khi hỗ trợ nhà trường giữ chân sinh viên, các trường có thể có ngay báo cáo realtime về khóa học có tỷ lệ hài lòng cao nhất và thấp nhất chỉ với một cú nhấp chuột mà không cần chờ thống kê số liệu từ các khảo sát phức tạp, và sử dụng những báo cáo này để xây dựng chiến lược cho các năm học tiếp theo.

♦Duy trì mối quan hệ sau khi tốt nghiệp

Các trường đại học luôn tìm cách gây quỹ và tăng cường đóng góp bằng cách xây dựng mối quan hệ lâu dài với các nhà tài trợ và cựu họ viên. Gartner giải thích, “Việc đa dạng hóa nguồn thu ngoài các dòng thu nhập từ học phí và các khoản tài trợ công đang ngày càng trở nên quan trọng đối với các cơ sở giáo dục. Trong bối cảnh ngân sách công dành cho giáo dục đại học giảm, nhiều trường phải đối mặt với áp lực tài chính rất lớn ”.

CRM tập trung thông tin của các nhà tài trợ và cựu học viên, được sử dụng để gửi liên lạc tự động vào các thời điểm quan trọng trong năm nhằm cập nhật về sự thành công của các chương trình và các học viên của tổ chức. Các dữ liệu và báo cáo phân tích sẵn có cho phép kiểm tra loại thông tin và sự kiện mang lại đóng góp tốt nhất trong năm, từ đó đề ra các chiến lược phát huy và mở rộng cho những năm sau.

Khi công nghệ kỹ thuật số phát triển và các ngành công nghiệp trở nên linh hoạt hơn, phạm vi giao tiếp sẽ vươn xa hơn, không bị giới hạn về khoảng cách địa lý như trước. Sứ mệnh của các tổ chức giáo dục đại học cần trở thành những người đi đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số, xây dựng môi trường đào tạo và nuôi dưỡng thế hệ những nhà đổi mới tiếp theo, đưa tổ chức nơi họ làm việc vươn tầm thế giới.

Với kinh nghiệm nhiều năm xây dựng và triển khai hệ thống CRM chuyên biệt cho lĩnh vực Giáo dục, EPR Software luôn sẵn lòng hỗ trợ Quý Trường lựa chọn giải pháp tối ưu nhất.

Liên hệ ngay để được tư vấn:

EPR Software

Tầng 22 – Tòa nhà VP Bank – 89 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

ĐT: (84.024) 6327.3888 – 6296.6662

Hotlines: 0906 53 86 99

Websitehttp://eprtech.com/ 

 

error: Nội dung được bảo vệ !!