Một sinh viên, năm mã số khác nhau
Hỏi một chuyên viên phòng đào tạo xem mã số của một sinh viên là gì, câu trả lời thường phải kèm câu hỏi ngược: mã trên hệ thống nào.
Mã trong phần mềm quản lý đào tạo. Mã trong hệ thống tài chính, học phí. Mã trên thẻ thư viện. Mã trong hệ thống ký túc xá. Mã trong phần mềm khảo thí. Cùng một con người, năm bộ hồ sơ, năm cách đánh số, và không bộ nào biết bốn bộ còn lại tồn tại.
Ðó là lý do cuối mỗi kỳ lại có người ngồi ghép tay bằng Excel.
EDU ERP được EPR phát triển để giải đúng bài toán đó.
Vấn đề không phải là thiếu Phần mềm
Phần lớn trường đại học hiện nay không thiếu phần mềm. Qua nhiều năm, mỗi phòng ban đều đã trang bị công cụ cho nghiệp vụ của mình, thường từ những nhà cung cấp khác nhau, vào những thời điểm khác nhau.
Từng phần mềm đó có thể chạy tốt. Vấn đề nằm ở chỗ nối.
Khi ban giám hiệu cần một con số tổng hợp, dữ liệu phải được gom thủ công từ nhiều nguồn. Khi làm báo cáo gửi cơ quan quản lý, các con số từ những hệ thống khác nhau không phải lúc nào cũng khớp, và việc tìm ra chỗ lệch mất nhiều thời gian hơn việc làm báo cáo. Khi trường muốn đổi một nhà cung cấp, dữ liệu nằm trong cấu trúc riêng của họ và mang đi không dễ.
Tự chủ đại học làm vấn đề này nặng thêm. Tự chủ nghĩa là nhà trường tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình, từ tuyển sinh, tài chính, nhân sự đến mở ngành. Quyết định như vậy cần một bức tranh tổng thể về hoạt động của trường, và bức tranh đó không thể dựng lại mỗi lần bằng cách ghép bảng tính.
Thay vào đó, không phải là giải pháp
Phản xạ thông thường là mua một hệ thống lớn thay cho tất cả.
Phương án đó đắt, kéo dài, và gây gián đoạn đúng vào những nghiệp vụ không được phép gián đoạn. Nó cũng bỏ đi những thứ nhà trường đã quen dùng và đã chỉnh cho vừa với cách làm việc của mình.
EDU ERP đi theo hướng ngược lại: hợp nhất trước, thay thế sau, và chỉ thay phần thật sự cầ thay.
Ba công việc EDU ERP làm trước khi bàn tới phần mềm
Chuẩn định danh. Thống nhất cách đánh mã cho người học, giảng viên, đơn vị, học phần. Ðây là việc nhà trường đặt ra và các hệ thống tuân theo, không phải việc để mỗi phần mềm tự quyết. Làm xong bước này, dữ liệu giữa các hệ thống ghép được mà chưa cần thay hệ thống nào.
Chuẩn dữ liệu. Xác định dữ liệu nào là dữ liệu gốc, do đơn vị nào chịu trách nhiệm cập nhật, và các hệ thống khác lấy lại từ đâu. Phần lớn tình trạng số liệu lệch nhau bắt nguồn từ việc cùng một thông tin được nhập ở hai nơi.
Chuẩn báo cáo. Chỉ tiêu báo cáo và cách tính thuộc về nhà trường, được định nghĩa một lần và dùng chung. Khi chỉ tiêu nằm rải trong từng phần mềm của từng nhà cung cấp, mỗi lần thay đổi cách tính lại thành một yêu cầu chỉnh sửa có giá.
Ba việc này không tốn nhiều tiền, nhưng chúng quyết định chi phí của mười năm tiếp theo. Trường làm xong có thể thay nhà cung cấp mà không phải làm lại. Chưa làm thì mọi lần mở rộng sau đều phải quay về thương lượng với đúng người cũ.
->
Các cấu phần
Trên nền ba chuẩn đó, EDU ERP cung cấp các cấu phần theo nhu cầu thực tế của từng trường: quản lý đào tạo và người học, tuyển sinh, nhân sự, tài chính, khoa học công nghệ, cơ sở vật chất, thư viện số, đào tạo trực tuyến.
Các cấu phần được triển khai theo giai đoạn, kế thừa và kết nối với hệ thống sẵn có thay vì buộc nhà trường thay đổi toàn bộ trong một lần. Trường có thể bắt đầu từ lớp hợp nhất dữ liệu và báo cáo, rồi mở rộng dần khi thấy cần.
EDU ERP nằm trong hệ sinh thái EPR Edu, cùng nền tảng thư viện số và các giải pháp đào tạo trực tuyến, dùng chung một lớp dữ liệu và định danh.
EPR tham gia Hội đồng Chuyển đổi số Giáo dục của Hiệp hội các trường Ðại học, Cao đẳng Việt Nam từ tháng 9 năm 2022. Việc này giúp các giải pháp của EPR Edu được xây dựng bám sát yêu cầu thực tế của khối trường đại học và cao đẳng.
-> xem thêm về hệ thống các cấu phần
Bắt đầu từ đâu
Việc đầu tiên không phải chọn phần mềm. Là dựng được bản đồ hiện trạng: nhà trường đang có những hệ thống nào, hệ thống nào giữ dữ liệu gốc của cái gì, chỗ nào đang phải nhập liệu hai lần, và báo cáo nào đang phải ghép tay.
Bản đồ đó thường làm lộ ra rằng phần cần đầu tư không nằm ở nơi nhà trường nghĩ.
EPR Edu sẵn sàng cùng nhà trường thực hiện bước khảo sát hiện trạng này, kể cả khi kết luận là chưa cần mua thêm phần mềm nào.
Về EPR Edu
EPR Edu là hệ sinh thái giải pháp giáo dục thuộc EPR, phục vụ khối đại học, cao đẳng và phổ thông, gồm EDU ERP cho quản trị nhà trường, nền tảng thư viện số và các giải pháp đào tạo trực tuyến.
Địa chỉ: Tầng 6, Tòa Plaschem, 562 Nguyễn Văn Cừ, Phường Gia Thụy, Hà Nội, Việt Nam.
Điện thoại: (84.024) 6327.3888 – 6296.6662
Email: info@eprtech.com
Website: https://www.eprtech.com
